檔案管理系統

2018-10-16 17:16| 發布者: admin| 查看: |

產品概述:

該系統采用B/S架構,實現了多用戶同時在線協同工作,各業務部門無需安裝客戶端即可在線進行檔案的整理、打印、傳輸、審批、歸檔等工作。該系統的批量打印功能,具有標準化、批量化特點,便于各部門規范化打印,提高工作效率。

主要功能:

多用戶管理功能、數據庫建立和維護功能、檔案數據的錄入和電子文檔歸檔功能、網絡化查詢功能、各種標準歸檔格式打印功能、條碼打印和管理功能、自動借閱和歸還功能、外部數據轉換歸檔功能、檔案數據統計功能、業務部門自助歸檔功能、批量打印功能等。

產品特點:

1.全文檢索

“全文檢索”功能,輸入查找的關鍵字,即可查詢。該功能方便用戶快速的查找所需的信息。

2.借閱管理

借閱管理分為在線借閱和實物借閱。

在線借閱分為借閱審批、當前借閱和借閱記錄。其中借閱審批只有管理員才可以使用,當前借閱顯示的是當前借閱的檔案,借閱記錄記錄的是用戶所在部門、借閱檔案的時間、使用目的、使用效果反饋及歸還日期。

實物借閱分為實物借閱車、借閱審批、當前借閱、借閱記錄。

用戶“借出”檔案后,檔案記錄便會顯示在“實物借閱車”中,“生成借閱單”之后借出的檔案記錄便會提交給管理員用戶,管理員用戶審批同意之后,用戶需要在“當前借閱”中“打印”借閱單,之后拿著借閱單去檔案室進行借閱。

當前借閱還有打印功能和歸還功能。

3.在線編研

為了用戶方便使用,用戶可以自行對檔案進行分類,通過“檔案分類”上的“在線編研”功能把檔案記錄放在所需的編研分類中,便于用戶對檔案的使用。

在編研目錄欄里選擇要生成電子書的目錄,單擊“生成電子書”,即可把該目錄下的所有文件生成為一本電子書。

在編輯詳情里選擇要編研的檔案,檔案目錄有檔號、門類、狀態、內容摘要、掃描文檔借閱頁數。

4.分類統計

包括統計全部、分類統計、圖像報表統計等。

5.數據字典

數據字典分為保管期限、部門設置、文號設置、檢查人設置、級別設置、主題詞設置、歸檔年度、日期設置、上傳設置、實體分類設置、立檔單位設置、全宗號設置。

6.索引維護

索引維護即是對系統中搜索時使用的索引進行維護,如果在使用搜索功能的時候搜索不到任何記錄,可以使用該功能對索引進行建立。

7.數據備份

數據備份功能可以進行數據備份、數據還原、數據下載及數據刪除。

8.日志管理

日志管理記錄的是系統管理員及普通用戶的使用情況,包括用戶的基本信息、所屬部門、操作類型、IP地址、操作時間和操作明細。

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